Pregătirile pentru cea mai aglomerată perioadă de cumpărături a anului nu încep odată cu promoțiile, ci cu luni de anticipează cererea. Retailerii mari gestionează Black Friday ca pe un proiect vast de logistică, finanțe și infrastructură tehnică, cu un calendar de lucru care pornește încă de la sfârșitul verii. Procesul este unul critic, deoarece orice eroare de calcul poate duce la pierderi financiare sau la epuizarea rapidă a stocurilor.
În luna septembrie, nucleul pregătirilor este reprezentat de realizarea prognozelor de cerere. Echipele comerciale analizează datele de la edițiile anterioare, pe categorii și pe zile, pentru a anticipa ce produse vor avea succes sau ce oferte au generat trafic fără vânzări reale. O prognoză prea optimistă poate bloca stocuri în depozite până în primăvară, în timp ce una prea conservatoare duce la pierderea clienților în favoarea concurenței.
Luna octombrie este dedicată stocurilor, reorganizării depozitelor și negocierilor cu furnizorii. Volumele pentru campanie sunt stabilite cu săptămâni înainte, deoarece producătorii alocă stocurile promoționale pe piețe și pe retaileri. În depozite, produsele cu vânzări estimate mari sunt mutate lângă zonele de ambalare, iar personalul temporar este instruit pentru a suplimenta capacitatea de procesare. Retaileri precum Notino folosesc deja pagini dedicate pentru a strânge abonamente la newsletter, un instrument de măsurare a interesului clienților.
Nivelul de presiune pe infrastructura digitală atinge vârful în noiembrie, când sistemele trebuie să suporte volume masive de tranzacții. În 2025, eMAG a înregistrat vânzări de 365 de milioane de lei în prima oră de campanie. Presiunea este resimțită și de procesatorii de plăți; PayU România a raportat că numărul tranzacțiilor la miezul nopții era cu 21% peste nivelul ediției precedente. De asemenea, la eMAG, peste o treime din vânzări au fost achitate prin sisteme de rate cu dobândă zero.
După evenimentul principal, retailul intră în etapa de livrări și gestionare a retururilor. Pentru eMAG, ultimele comenzi din campanie au ajuns la clienți până pe 22 noiembrie. Se observă o migrare spre punctele de ridicare, deoarece 81,7% dintre comenzile din localitățile cu easybox au fost livrate la locker. Această strategie reduce presiunea pe curieri, însă depozitele rămân ocupate și în decembrie, gestionând simultan retururile de Black Friday și comenzile noi pentru sărbători.
Campaniile de tip Black Friday au devenit piloni esențiali pentru economia de retail, influențând fluxurile de numerar și capacitatea logistică a întregii rețele de distribuție. Această perioadă de vârf forțează companiile să își optimizeze nu doar stocurile, ci și relațiile cu băncile partenere și furnizorii de tehnologie, pentru a asigura continuitatea serviciilor în momentele de trafic extrem de intens.