Regularea numărului de locatari care trebuie incluși în calculul cheltuielilor de întreținere reprezintă o sursă frecventă de conflicte între proprietari, chiriași și administrația blocurilor de locuințe. Situațiile devin complexe atunci când în apartamente se mută temporar rude sau parteneri, ori când locatarii lipsesc pentru perioade lungi. Cadrul legal care guvernează aceste procese este Legea nr. 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor.
Repartizarea costurilor nu se face uniform pentru toate serviciile oferite de asociația de proprietari. În timp ce anumite cheltuieli sunt calculate pe baza consumurilor individuale, alte costuri sunt distribuite în funcție de cota-parte indiviză din proprietatea comună. Totuși, există o categorie de cheltuieli care se calculează direct pe numărul de persoane. Pentru aceste costuri specifice, asociația poate decide includerea persoanelor care locuiesc temporar în condominiu, dacă acestea petrec cel puțin 15 zile pe lună în acel spațiu.
Este important de înțeles că simpla prezență a unui vizitator pentru câteva zile nu impune obligatorie adăugarea acestuia la întreținere. Schimbarea stării apare doar atunci când perioada de ședere intră sub incidența regulilor stabilite de lege și de asociația respectivă. Proprietarii au obligația legală de a informa administrația blocului cu privire la orice modificare a numărului de persoane care locuiesc în spațiul lor, asigurând astfel transparența în procesul de calcul al cheltuielilor comune.
În ceea ce privește scutirile, plecarea temporară din locuință poate influența calculul, dar proprietarii trebuie să verifice regulamentul asociației. Cererea de scutire pentru cheltuielile repartizate pe persoană trebuie făcută, de preferință, în scris. Trebuie menționat însă că o astfel de scutire nu elimină toate obligațiile financiare. Cheltuielile care se repartizează după cota-parte indiviză rămân obligatorii, deoarece acestea sunt legate de proprietatea în sine și nu de prezența fizică a locatarilor în apartament.
O confuzie comună vizează tratamentul copiilor sub vârsta de trei ani în procesul de calculare a întreținerii. Legea nr. 196/2018 nu prevede o scutire națională și automată pentru toți copiii din această categorie de vârstă. În schimb, legislația permite asociației de proprietari să ia decizia de a excepta copiii sub trei ani de la plata anumitor cheltuieli repartizate pe număr de persoane. Astfel, beneficiul depinde de hotărârea specifică adoptată de fiecare asociație în parte.
În sistemul juridic român, asociațiile de proprietari funcționează ca entități care gestionează bunurile comune ale condominiilor, având autonomia de a adopta regulamente interne. Aceste regulamente trebuie să respecte însă cadrul general stabilit de Legea nr. 196/2018. Orice proprietar care consideră că lista de plată conține erori sau că o persoană a fost inclusă nejustificat poate contesta calculul în scris, solicitând explicații oficiale de la administrație pentru a rezolva disputele apărute.